La règle du pouce en matière de revue de rôles et responsabilités

Quand la grosseur de votre équipe varie de plus de 20%, il faut revoir les rôles et responsabilités de toute l’équipe et possiblement faire des ajustements à la structure organisationnelle. Et cela, que l’équipe grandisse ou que l’équipe diminue.

En contexte de croissance, cette augmentation de 20% arrive régulièrement. Pour une équipe de 10 personnes, l’arrivée d’une personne supplémentaire peut être absorbée assez facilement. Toutefois, l’arrivée de deux personnes ou plus entraîne plusieurs changements notamment dans les mécanismes de communication au sein de l’équipe ainsi que dans la répartition des responsabilités au sein de l’équipe.  

Pensez-y, les rôles et responsabilités qui sont délégués à ces nouvelles recrues étaient, plus souvent qu’autrement, réalisés par d’autres personnes dans l’équipe. Il y a une vraie gestion de changement à faire pour les laisser prendre leur place et permettre à celles et ceux qui étaient là avant, de comprendre et d’accepter les changements à leur propre rôle. Et qui dit gestion de changement dit aussi prendre le temps.

Quelques signes que vous auriez avantage à faire un exercice de revue des rôles et responsabilités au sein de votre équipe ou de votre organisation :

• Plusieurs personnes font le même travail sans le savoir.  
• Certains employés travaillent beaucoup plus que d’autres.  
• Vous avez de la difficulté à avoir de l’information sur l’avancement des dossiers ou l’information que vous recevez est différente d’une personne à l’autre.
• Des activités, des procédures, des initiatives qui ont peu de valeur ajoutée font leur apparition et vous empêchent d’être aussi efficaces qu’avant.
• Les nouvelles recrues ne restent pas longtemps en poste et l’équipe commence à être tannée d’intégrer des nouvelles personnes.
• Il y a de plus en plus de conflits au sein de l’équipe alors que ce n’était pas le cas avant.

Comment faire une revue des rôles et responsabilités?  

1. Rebalancer les rôles et responsabilités de chacun des membres de l’équipe.  

Pour ce faire, il est important de bien comprendre les rôles de chacun et surtout, de comprendre ce qui doit être fait. C’est une belle opportunité de revenir sur l’essentiel du travail à faire et d’éliminer les activités qui n’ont pas de réelle valeur ajoutée. Vous savez bien, l’être humain a horreur du vide, d’où l’importance d’être précis sur l’essentiel pour éviter que des activités non nécessaires soient réalisées.  

Plusieurs techniques et outils existent pour ce genre d’exercices mais ça doit rester simple. Quelques rencontres de travail, idéalement en équipe, permettent bien souvent de clarifier bien des éléments. L’important c’est de documenter et de s’assurer que la compréhension est la même pour tout le monde.  

2. Clarifier et communiquer les responsabilités et les attentes clairement à chacun des membres de l’équipe.  

3. Faire les ajustements nécessaires.  

Une revue des rôles et responsabilités requiert de la flexibilité de tout le monde. C’est un processus itératif et il faut s’ajuster jusqu’à ce que la répartition du travail soit optimale pour l’équipe. Certain.e.s membre.s de l’équipe auront peut-être besoin de formation ou de coaching pour être à l’aise avec les nouvelles responsabilités.

4. Gérer le changement en continu

L’évolution des rôles et responsabilités dans une équipe est un changement important qui impacte les personnes dans leur quotidien. Pour la ou le gestionnaire, ça veut dire qu’il faut prendre le temps avec les membres de l’équipe pour les faire cheminer. Normalement, plus la personne est impliquée dans les décisions la concernant, plus rapidement elle acceptera les changements.  

Il faut aussi prendre en compte que les équipes qui ont été stables pendant une longue période de temps auront généralement besoin de beaucoup plus de temps et d’accompagnement.

C’est vrai pour une équipe et c’est aussi vrai pour une entreprise qui est en forte croissance. Dans ce cas, c’est souvent au niveau des interdépendances entre les équipes que les enjeux surgissent. L’exercice devra se faire au sein des équipes et, surtout, entre les équipes qui collaborent.

Inversement, quand l’organisation est en restructuration, c’est tout aussi important de faire l’exercice. Les personnes qui restent dans l’organisation doivent aussi ajuster leur charge de travail à la nouvelle réalité.

C’est toujours mieux de réfléchir aux impacts d’un projet de croissance avant de le débuter mais il n’est jamais trop tard pour prendre le temps de revoir les rôles et responsabilités et la structure organisationnelle, surtout quand on a une grosse poussée de croissance.  

Depuis 2017, l’équipe de Talent Flex Conseil accompagne les leaders de PME et d’entreprises dans l’accélération de leurs projets de transformation avec des stratégies concrètes qui valorisent le potentiel humain.